コロナ禍において、政府より テレワーク が推奨され、急速に 在宅勤務 や テレワーク の導入が進み、仕事のすすめかたもいわゆるデジタルワークスタイルに変わりつつあります。そんな中、大きく様変わりしているものはWeb会議の導入をはじめとした、仕事上でのコミュニケーションのとり方です。

コロナ禍以前ではちょっとした質問や相談ごとなどは、立ち話やすぐ隣の同僚などに聞くということができました。また、他部署への社内における連絡などは、基本的に内線を使用して電話をするというスタイルでした。

これらは今どのように変化しているのでしょうか。
第2回まではビジネスチャットと無料通話についてご紹介させていただきました。

在宅勤務・テレワーク下でのコミュニケーションどうしてる? 【チャットツール編】

在宅勤務・テレワーク下でのコミュニケーションどうしてる? 【無料通話編】

第3回となる今回は、社外から電話が来た際にテレワークでどのように対応できるのかについてご紹介させていただきます。

テレワーク で社内に人がいない

テレワークを導入している企業・組織の場合、出社している人員がほぼいないため、今までのように外線で問い合わせを行っても、案内アナウンスが流れ、テレワークで社内に人がいない旨、問い合わせはメールで行ってほしい旨が案内され、電話がつながりません。
また、電話はつながるものの一部在宅勤務などを行っている場合、「本日は在宅勤務のため…」と案内され、その日は連絡がつかないということもあります。
これではいわゆる機会損失も発生しがちですし、残っている人員で電話に対応することになるため、出社している人の負担も大きくなります。

そもそも企業の電話はどうなっているの?

一般的には、ビジネスフォンと呼ばれる主装置(PBX)と専用電話機の組み合わせによる電話装置システムを使用しています。これにより、外線電話の同時鳴動、内線通話・転送を可能としています。

テレワーク 働き方改革 DX デジタルワークスタイル クラウド スマートフォン内線化

一つの電話番号でも、複数の電話機で出ることができる、PBXに接続されている電話機同士であれば内線の通話が可能で、かつ無料とざっくり覚えていただければ問題ありません。

テレワーク では使えない?

主装置(PBX)を設置する仕組みであるため、今の設備をそのまま使用することはできませんが、別の方法でビジネスフォンのような仕組みを実現することはできます。
スマートフォンの内線化やクラウドPBXという仕組みです。

スマートフォンの内線化とは

スマートフォンの内線化(クラウドPBX)は従来の設置されたPBXをクラウドに移し、インターネット回線を使用し通話および通信を行うサービスです。インターネット環境さえあれば電話環境を構築できるという特徴があります。
また、機器の設置などが必要なく、サービス化されているため、契約後サービスが利用できるまでの期間が通常のPBX設置と比べて短い期間ですみます。

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スマートフォン内線化 (クラウドPBX)のメリット

・内線通話はどこにかけても無料
内線通話ですので、無料で通話できます。国内・海外によらず内線電話として設定してある端末間の通話は全て内線電話として扱われるため自宅からリモートワークを行っている社員間の通話も、インターネット接続さえあれば内線として無料で通話が出来ます。

・個人の業務用端末から会社の代表番号で発信できる
通常、社員個人が持つ端末からどこかに発信する場合、着信を受けた相手にはその端末固有の電話番号が表示されますが、クラウドPBXを利用することで個人の端末からも会社番号で発信することが可能になります。いきなり知らない番号から電話がかかってきたら応答するのに躊躇してしまいますが、会社の代表番号であれば、相手側も応答のハードルが下がりますよね。

・社員個人の電話を業務用携帯として利用できる
社員個人が持っているスマートフォンなどを業務用の電話として利用することができます。この社員が保有している端末を業務に利用することをBYOD(Bring Your Own Device)と言います。
在宅勤務やテレワークを実施している社員に、専用のアプリをインストールしてもらうことによりビジネスフォンとして使用することができるようになります。

スマートフォン内線化 (クラウドPBX)のデメリット

・音声品質がインターネット環境に依存する
インターネットを経由して電話サービスを利用する仕組みになっている以上、音声品質がインターネット環境に依存することは避けられません。
ネットワーク環境が悪いところや混雑する時間帯には、音声が聞こえづらい、ラグ(遅延)が発生するなどの影響が考えられます。

・0ABJ番号が使えないこともある
メリットで代表番号での発信ができるとご紹介しましたが、利用するサービスによっては使用できないこともあります。0ABJ番号とは東京なら03、横浜なら045のような市外局番のことです。
こちらが利用できない場合は050などのIP電話の番号が割り振られます。

・追加の費用が発生する
新たにサービスを契約するので、当然費用は発生します。
費用は提供するベンダーごとに異なりますが、使用するユーザー(回線)数に応じて費用が上がる仕組みが多いようです。

テレワーク の救世主クラウドPBX!どんなサービスがあるの?

では、どのような製品・サービスがあるのでしょうか。
いくつかご紹介させていただきます。

トビラフォン Cloud

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・個人のスマートフォンを内線化して、利用する
・050番号を使用するため低コスト

トビラフォンCloudは個人で所持しているスマートフォンに専用のアプリを導入し、内線化する形式のクラウドPBXです。現在使用している番号を使用することはできず、新たに050の番号を取得してサービスを利用する必要がありますが、その分コストが抑えられ契約期間の縛りもないことから気軽に試すこともできます。特にテレワーク・在宅勤務での内線化での利用用途が多いようで、個人携帯が社用携帯として利用できることが、好評のようです。

IP電話の形態を利用するせいか、ネットワーク環境による影響を受けやすく、時々聞こえづらいなど通話品質において改善の余地があるようです。

Dialpad

テレワーク 働き方改革 DX デジタルワークスタイル クラウド スマートフォン内線化

・0ABJ番号も利用可能
・Google Workspace, Office 365, Salesforce 連携

DialpadはSalesforceをはじめとした各種SaaSとの連携が非常に強いクラウドPBXです。
現在使用している0ABJ番号を引き継ぐこともできます。PCから発信をして、Salesforce上の顧客情報に通話内容をメモしておく、といった使い方もできます。もちろん個人のスマートフォンに専用アプリをインストールすることにより、社用携帯として利用できます。

やはり、ネットワーク環境による影響を受けやすく、時々聞こえづらいなど通話品質において改善の余地があるという声が挙がっています。

Arcstar Smart PBX

テレワーク 働き方改革 DX デジタルワークスタイル クラウド スマートフォン内線化

・マニュアル、動作確認済み端末などの情報が豊富
・通話品質は非常に好評

Arcstar Smart PBXはNTTコミュニケーションズが提供するクラウドPBXです。
現在使用している0ABJ番号を引き継ぐこともできます。
日本企業であることもあり、コロナ禍のテレワークにおいて課題となっている電話番のための出社などの課題への提案が見受けられます。他にもWeb上でのマニュアルが充実している、動作確認済み端末の数が充実しているなど、導入に際しての障壁を取り除こうとしている姿勢が見られます。
他サービスと同様、個人のスマートフォンに専用アプリをインストールすることにより、社用携帯として利用できます。

通話品質については、ネットワーク環境による影響も受けますが、LINEなどの通話より非常にいい、通常の電話と変わらないと言ったように概ね好評のようです。

ナイセンクラウド

テレワーク 働き方改革 DX デジタルワークスタイル クラウド スマートフォン内線化

・1回線からの契約が可能で低価格
・職場意識改善助成金(テレワークコース)に対応

ナイセンクラウドは名前そのままのサービスですね。テレワークにおける会社電話の発着信と内線化に絞ってサービスを提供しています。そのため、現在使用している0ABJ番号を引き継ぐこともできます。大きな特徴は1回線からの契約が可能で、初期費用および月額費用も他サービスに比べて低額なことから、非常に導入しやすいサービスと言えるでしょう。
1回線から契約できることもあり、個人事業主の方が、外線着信用として契約するケースなどもあるようです。

Asterisk / FreePBX

テレワーク 働き方改革 DX デジタルワークスタイル クラウド スマートフォン内線化

・OSS のためソフトウェア費用は不要
・自組織で構築、導入が行える

最後はAsterisk / FreePBXをご紹介します。こちらは今まで紹介したサービスとは異なり、OSS (オープンソースソフトウェア)による製品です。そのため自身で構築・導入が必要になりますが、サービスのように制約に縛られることはなく、自由に設定などが可能です。
もちろん、スマートフォンにアプリを導入すれば、内線番号を割り振ることも、外線からの着信を受けることも可能です。
構築・導入の方法はWeb上に情報がありますので、興味のある方は、ご自身でクラウドPBX導入に挑戦してみると言うのもアリなのでは?と思い紹介させていただきました。それぞれ以下からダウンロード可能です。
 Asterisk
 FreePBX

まとめ

ご紹介しきれていませんが、他にも数多くのサービスがあります。
前回ご紹介させていただいた、無料通話についてはスマートフォン内線化 (クラウドPBX)を導入すれば不要になりますね。

これまでの慣例や習慣を重んじるあまり、テレワークになかなか踏み切れない企業も多いのではないでしょうか。マスメディアなどのインタビューでは、本当はテレワークがいいけれど、上司が電話番で出社しているから、自分も出社しないわけにもいかない。という話もあります。

そうした課題を解決するためには、確かに多少の工夫と妥協、時には費用が必要なのも事実ですが、テクノロジーが進んでいる今では、おおむね解決できるものが多いのではないかと思う次第です。

全3回にわたり簡単ではありますが、テレワーク時のコミュニケーションツールについてご紹介させていただきました。こういったツールを導入して、皆様のテレワークへの移行を後押しできれば幸いです。