目次
はじめに
コロナ禍において、政府より テレワーク が推奨され、急速に 在宅勤務 や テレワーク の導入が進み、仕事のすすめかたもいわゆるデジタルワークスタイルに変わりつつあります。そんな中、大きく様変わりしているものはWeb会議の導入をはじめとした、仕事上でのコミュニケーションのとり方です。
コロナ禍以前ではちょっとした質問や相談ごとなどは、立ち話やすぐ隣の同僚などに聞くということができました。また、他部署への社内における連絡などは、基本的に内線を使用して電話をするというスタイルでした。
これらは今どのように変化しているのでしょうか。
第1回では「社内のカジュアルな雑談や、ちょっとした質問、情報共有」というテーマで、ビジネスチャットについてご紹介させていただきました。
在宅勤務・テレワークでのコミュニケーションどうしてる？ 【チャットツール編】
第2回となる今回は、社内での内線代わりに使える無料通話についてご紹介させていただきます。
テレワーク で社内の人間と通話するときは？
テレワークを導入している企業・組織の場合、出社している人員がほぼいないため、今までのように内線で連絡するということができません。チャットツールだけでは伝わりにくいこともある、わざわざWeb会議を設定するのも…という場合もあります。私用の携帯電話で連絡するという方法もありますが、通話料もかさんでしまいますよね。そんなときに役に立つのが無料通話の機能です。
便利なの？ 通話品質は？
非常に便利です。Web会議を開くほどでもなく、チャットでは伝わりづらいというケースや、ちょっと込み入った話を…というケースで筆者は音声通話を利用します。
通話品質については、ネットワークの状態に左右はされますが、以前のIP電話のように、ちょっと使うには慣れが要るな…と思うようなこともなく、快適に通話できます。
他にも、企業・組織側で用意してもらえますので、所属する社員やメンバーの連絡先があらかじめ登録されており、わざわざご自身で電話番号を聞き回らなくて良いというメリットもあります。
何より最大のメリットとしては、長時間会話しても通話料が発生しないということに尽きるでしょう。
LINEを使っちゃダメなの？
LINE WORKSでもなければ、あまり好ましくないと考えています。
仕事上、プライベートの個人携帯に電話をすることもありますので、許容範囲かなとも思いますが、プライベートと仕事はある程度距離を置いた方が良いという考え方の方も多いはずですよね。
そういう方に「業務で使うので」とLINEの登録を強要するというのは好ましくないはずです。
テレワーク で使える 音声通話 は？
では、どのような製品・サービスがあるのでしょうか。
前回のチャットツール編と重複する部分が数多くありますが、筆者が実際に使った感想なども含めてご紹介したいと思います。
Slack
・世界シェアNo.1のビジネスチャットで音声・ビデオ通話も可能
・通話品質は問題なし、ネットワークの状態によっては遅延が発生する
ビジネスチャットとして有名なSlackですが、音声通話の機能もあります。
音声通話はSlackのデスクトップアプリ、モバイルアプリ、さらにChromeブラウザから利用が可能です。話したい相手との「ダイレクトメッセージ」を開いて画面右上の電話アイコンをクリックする、チャンネルで相手のユーザー名をクリックしてプロフィールから「通話を開始」を押す、といった方法で発信できます。発信すると相手側には着信通知が表示されます。お手持ちのスマートフォンにアプリをインストールしておけば、スマートフォンで音声通話をすることができますので、これまでの音声電話と大きく変わらない操作感で利用可能です。
LINE WORKS
・LINEと画面が同じなので誰でも使いやすい
・通話品質はLINEとほぼ変わりない
個人向けチャットのLINEで、多くの人が使い慣れているのが強みと言えます。
個人向けと同様に音声通話・ビデオ通話の機能があります。各種ブラウザ、デスクトップアプリ、モバイルアプリから通話の機能を利用可能です。LINEと同様にトーク画面から画面右上の電話アイコンをクリックし、「無料通話」を押す、といった方法で発信できます。発信すると相手側には着信通知が表示されます。こちらもお手持ちのスマートフォンにアプリをインストールしておけば、いつもの音声通話のように簡単に利用できます。
通話品質についても問題なく、個人向けのLINEと同様の通話品質で会話することができました。
Microsoft Teams
・Microsoft 365とのシームレスな連携が可能なうえ、音声通話・ビデオ通話も可能
・通話品質について音質は問題ないものの、ラグを感じる
マイクロソフトのグループウェア「Microsoft 365」に組み込まれているサービスのため利用者が多いのが特徴です。他の製品と同様に各種ブラウザ、デスクトップアプリ、モバイルアプリから通話の機能を利用可能です。話したい相手との「チャット」を開いて画面右上の電話アイコンをクリックするといった方法で発信できます。発信するとこちらも他の製品同様、相手側には着信通知が表示されます。こちらもお手持ちのスマートフォンにアプリをインストールしておけば、いつもの音声通話のように簡単に利用できます。
通話品質については、音質は問題ないものの、会話時に0.5秒～1秒程度のタイムラグを感じました。筆者のネットワーク環境によるものかもしれませんが、今回テストした各種製品のなかではこちらのみラグが発生しています。
Google Chat (Google Meet)
・Google Workspace (旧 G Suite)の一機能で音声通話・ビデオ通話も可能
・チャットからMeetの通話を設定する
Googleの提供する、Google Workspace (旧 G Suite)の中に組み込まれているサービスです。
Google Chatには直接通話をする機能はなく、チャット内でGoogle Meetを呼び出して会話するという方法になります。インスタントのWeb会議を設定するようなイメージです。
音声通話の品質についても概ね問題なく、快適に通話が可能です。他製品・サービスと比較したときに呼び出しができないことが不便と感じるかもしれません。 Google Workspaceの機能についてはデジタルワークスタイルを後押しする Google Workspace（旧 G Suite）を使いこなそう！でご紹介しています。
Google Hangoutというサービスも有り、こちらが先行して提供されていました。こちらも今まで紹介したサービスのようにスマートフォンにアプリをインストールしておけば、電話をかけるような形で音声通話が可能です。ただ、2021年後半にサービス終了することが決定しており、後継はGoogle Chat及びGoogle Meetとなっています。
まとめ
他にもご紹介しきれていませんが、数多くの無料通話のサービスが存在します。製品・サービスの選定のしかたとしては、ビジネスチャットの一機能であることが多く、そちらと組み合わせて考えることが多いようです。そのため選定ポイントとしては、前回もお伝えしたように機能よりも使いやすさ・受け入れられやすさになるかと思います。
コミュニケーションツールは、会社もしくは部署の全員が揃って利用しなければ意味がありません。一人でも使わない、使えないというのでは議論には加われないですし、連絡漏れも発生します。これにより別の手段で連絡しなければならないとなると本末転倒です。
そのため、自身の組織に合っているものはどれなのかをきちんと見極める必要があるでしょう。
ITに疎い人がいても導入しやすいのは「LINE WORKS」ですし、ITリテラシーが高く、他のSaaSとの連携も考えているのであれば、「Slack」が便利です。ご自身の組織の文化や、ITリテラシーも考えて導入を進めるのが良いと考えています。
上記のご紹介した製品・サービスでは、無料プランが設けられているものも数多くあります。無料プランでは、音声・ビデオ通話は１対１に限定されるなどの機能制限はあるものの、基本的な機能は使えます。まずは、ご自身の会社や組織にあっていそうなツールのアカウントを作り、社内・組織の一部の部署で使ってみるなどしたうえで、最終的に採用するかどうかを決めるのがいいでしょう。
次回はテレワークで社内に人がいない場合の「社外からの電話」をどう対応するのかについてご紹介させていただきます。
