1.Google Workspaceってなに?

Google Workspace は Google が提供するクラウド型のオフィスツールサービスの総称です。2020年9月以前までは「Google Suite」や「Google Apps for Business」と呼ばれており、多くのユーザに利用されてきました。

サービスのなかには、世界で最も広く使用されているウェブメールサービスである「Gmail」や「Google ドライブ」「Google カレンダー」などのアプリケーションが含まれます。

IT業界のみならず、様々な業種、業界で支持され、いまやビジネスマンとして必修のツールといっても過言ではないと思います。

今回はIT業界に入って間もない方や、初めて「Google Workspace」を利用する方に向けて習得しておきたいアプリケーションを紹介するほか、最初にしておくべき設定や気をつけるべきポイントなどについて説明します。

紹介するアプリケーションは以下になります。

  • メールサービス「Gmail」
  • オンラインストレージサービス「Google ドライブ」
  • スケジュール管理サービス「Google カレンダー」
  • オンライン資料作成サービス「Google ドキュメント、Google スプレッドシート、Google スライド」
  • Google Meet/チャット
  • その他のツール(Google フォーム、Google 翻訳、Google マップ、Google アラートなど)

2.Google Workspaceのアプリケーションを使いこなそう!

2.1.メールサービス「Gmail」

GmailはWebやスマホアプリから利用できるメールサービスです。ビジネスシーンだけでなく、Androidスマートフォンを利用されている方を中心に、プライベートでも使われている方が多いと思いますが、初期設定時に最低限やっておいた方がよい設定を、下記に紹介します。

①フィルタとラベル

 受信メールを任意の規則でフィルタ(簡単に言うと検索)をかけることができます。特定のアドレスや件名のメールを確認したい場合などに便利です。また、添付ファイルのサイズなど細かい規則でもフィルタを作成することが可能です。

Google Workspace

 フィルタは一時的な検索にあたりますが、例えば、とある人からのメールは「○○プロジェクトに関する話だから対応が必要」、とある件名のメールは「自動送信メールなので、さほど重要ではない」など、分類をするための機能として、ラベルを作成することができます。

フィルタの規則に一致したメールにラベルを一括で付与し、ラベル検索で閲覧することができます。まず上記の画像から、[フィルタを作成]を選択して設定していきます。

Google Workspace

上記画像のように、「ラベルを付ける」にチェックを入れて、任意のラベルを設定することで、分類を明確にすることができます。当たり前ですが、Webブラウザから設定していきますので、GUIを利用してクリックしていけば簡単にできます。

「受信トレイをスキップ(アーカイブする)」にチェックを入れると、フィルタ規則に一致するメールを今後受信した際に、受信トレイに表示されなくなります。ラベルをカテゴリのように利用し、受信トレイが煩雑となるのを回避できます。すぐに気づかなくても良いメールなど、筆者もこの設定を良く使っています。

「○件の一致するスレッドにもフィルタを適用する。」にチェックを入れると、受信トレイの過去のメールに対してフィルタを適用し、ラベル付けを行います。既に受信しているメールも一括で整理できるのでありがたい機能ですね。「受信トレイをスキップ」と組み合わせることで、受信トレイを一括で整理することができ、使いこなせばメールの見落としを格段に減らすことができます。

他にも「スターを付ける」や「常に重要マークを付ける」で、重要なメールとそうでないメールを区別する設定も便利です。

②署名

メール本文の末尾に、定形文となる署名を自動で挿入することができます。自分の所属や連絡先を記入するのが一般的ですね。

署名の設定をするには、「設定」(歯車マーク)から、「すべての設定を表示」をクリックします。

全般タブのなかに署名の設定があるので記入します。デフォルトの署名で、自動挿入したい署名を選択します。

Google Workspace

メール署名には名刺のようにデザイン性があるため、「メール署名 デザイン」などで調べてみても面白いですね。

③送信取消、全員に返信

その他にも便利な設定として、送信取消設定があります。メールの送信ボタンをクリックしても、設定した時間までは送信されず、その間までは送信を取り消すことができます。会社の規則で設定値が決められている場合もあります。筆者も送信ボタンを押してしまってから「あ!やばい!と思ったとき」この機能に何度か助けられました

また、こちらは社会人としての心得というべきかも知れませんが、メールを返信する場合は、基本的には「全員に返信」を選択して、受信メールのCCに入っている人にもやり取りがわかるようにしましょう。

Google Workspace

簡単ですが、以上が、Gmailを使う上で始めに抑えておきたいところとなります。

2.2.オンラインストレージサービス「Google ドライブ」

 Googleドライブはクラウド上のファイルストレージです。バックアップやファイル共有、共同作業に便利なツールです。

 ローカルからGoogleドライブを利用する場合、専用のツールをインストールします。ローカル利用のツールは2種類あり、「バックアップと同期」「パソコン版 Google ドライブ(旧:ドライブ ファイル ストリーム)」があります。それぞれローカル環境とクラウドのストレージを同期する機能を持っていますが、その他の機能でできることが異なるので注意が必要です。

「バックアップと同期」では、パソコンのローカルにあるデータがGoogle ドライブに同期され、コピーが送信されます。その逆もしかりで、Googleドライブ上にあるものはパソコンのローカルにコピーされる仕組みです。まさにバックアップという印象ですね。

簡単に言うと、「バックアップと同期」は、対象のファイルやデータの実体がパソコンのローカルとGoogleドライブのクラウド上に両方存在する。という仕組みです。

一方、「パソコン版 Google ドライブ」では、すべてのファイルとフォルダがクラウドからストリーミングされます。簡単に言うと、「パソコン版Googleドライブ」は、対象のファイルやデータの実体がGoogleドライブのクラウド上にのみ、存在するという仕組みになっています。

二つを単純比較して良し悪しを判断するのは悩ましいですが、「パソコン版Googleドライブ」の方が、他のGoogle Workspace製品との連携もサポートされている。ほぼリアルタイムでクラウドと同期されていて、いつ、どこで、どの端末から、アクセスしても同じファイルを触ることができる。といった点で優位ではないかと思います。

筆者が「バックアップと同期」を使っていたころは、久しく立ち上げていなかった端末を立ち上げた際に、文字通り大量にクラウドから端末へデータが同期され、端末のローカルディスク(Cドライブ)がパンクするアクシデントもありました。それ以来、「バックアップと同期」は使わなくなりましたね。

こういった点から、Google Workspaceを契約している場合はパソコン版 Google ドライブを利用することをおススメしたいと思います。

2.3.スケジュール管理サービス「Google カレンダー」

クラウド上のカレンダーで予定の管理をすることができます。

所属する組織において他の人のカレンダーを表示することや、Web会議の登録、招待も可能です。招待する相手の空き時間をカレンダー検索で確認して、予定を入れ、招待メールを送信する一連の流れを実施することができます。

またGoogle ToDoというタスク管理ツールとの連携もできます。カレンダー上の予定と同じように、Google ToDoタスクを表示させることができます。

Google Workspace

ちなみに、日単位/週単位/月単位など、カレンダーの表示範囲を変える際には、ショートカットで、日(d)、週(w)、月(m)を押すと一発なので、便利です。

2.4.オンライン資料作成サービス「Google ドキュメント、Google スプレッドシート、Google スライド」

クラウドで利用できる資料作成ツールで、それぞれ、Microsoft Office製品のWord、Excel、PowerPointの役割を持っています。

Microsoft Officeとの違いとしては、クラウド上での共同作業をサポートしていること、UIや細かな機能に違い、などを挙げられますが、複数人で同じスプレッドシートを参照し、編集する場合など、非常に便利です。

※Microsoft OfficeもWeb版を提供し始めているので、それぞれの優位性は相殺されつつある印象ではあります。

2.5.Google Meet/チャット

Google Meet/チャットはオンライン会議(テレビ会議)やメッセージのやりとりを行うためのコミュニケーションツールです。類似製品としてはZoomやSlack、Teamsがありますね。

Google Meetとチャットの特徴としてはオンライン会議やチャットをWebブラウザ上で完結させることができるという点が挙げられます。

※スマホやタブレットではアプリが必要です。なお、Google Meetsは、2021年4月から無料版は最長60分しか会議を開けないことにご注意下さい。

他のサービスに比べた時の優位性という面では、Googleチャットで会話していて、「資料見ながらしゃべった方が早いわ~」っていった際に、チャット画面から絵文字を追加するかのように、Google Meetsの会議室を作り、参加できるのは非常に便利だと感じます。

※Teamsも同じ機能をサポートしているので、唯一無二とは言えないです。この領域はコロナ禍でもあり、非常に競争が激しく、変化も激しいのです。

2.6.その他のツール(Google フォーム、Google 翻訳、Google マップ、Google アラートなど)

 Google Workspaceには他にも便利なツールが用意されています。そのなかから幾つか便利なツールをご紹介します。

①Google フォーム

Googleフォームはアンケート形式のデータ収集ツールです。Webブラウザ上で作成でき、アンケートページの発行が可能で、アンケートの結果がほぼリアルタイムでグラフ化されて確認ができる優れものです。もちろん、収集したデータはcsv形式でダウンロードして処理することも、Googleスプレッドシートで管理することもできます。

②Google 翻訳

海外の情報サイトを閲覧する際に、Google翻訳を利用して日本語化して読むことができます。情報に溢れかえっている現代ですが、最新情報は海外の情報源が多いのも事実ではないでしょうか。日本語に限定せず、ツールを使って色んな情報を収集できると良いですね。

③Google マップ

言うまでもないサービスかも知れませんね。目的地までの経路検索に便利で、徒歩や自転車、電車、車など、様々な移動手段に対応していることはもちろん、カレンダーとも連携できるのは利便性が高いと言えます。

また、ホームページを運営しているもしくは、お店を経営されている方などは、ご自身のページにGoogleマップを埋め込むことができるので、さらに利用者にわかりやすく伝えることができるのではないでしょうか。

④Google アラート

 設定したウェブやニュースサイトの更新に応じて、自動的に通知をしてくれるツールです。自分で情報を取りに行かなくても、Googleがとってきてくれるので非常に助かる機能ですが、詳細な使い方などは過去の記事でも紹介していますので、ぜひ読んでみてください。

https://www.users-digital.com/2021/01/13/%e6%b0%97%e3%81%ab%e3%81%aa%e3%82%8b%e6%83%85%e5%a0%b1%e3%81%af%e5%8f%96%e3%81%a3%e3%81%a6%e3%81%8d%e3%81%a6%e3%82%82%e3%82%89%e3%81%8a%e3%81%86%ef%bd%9e%e3%82%a4%e3%83%b3%e3%83%90%e3%82%a6%e3%83%b3/

3.おわりに

今回ご紹介したGoogle Workspaceサービスをまとめると以下の表のようになります。

サービス名サービス内容利用方法主なユースケース
GmailメールアプリケーションWeb スマホメール送受信
Google ドライブクラウドファイルストレージWeb PCバックアップ ファイル共有 共同作業
Google カレンダーカレンダーツールWeb スマホ予定管理/確認 タスク管理
Google ドキュメント Google スプレッドシート Google スライド文章、図表、スライド作成ツールWeb スマホ資料作成 共同作業
Google Meet/チャットVideo、TextコミュニケーションツールWeb スマホオンライン会議 チャット

いかがでしたでしょうか。今回ご紹介したGoogle Workspaceはクラウドを前提としたツールであり、利用には、基本的にインターネットに繋がっている必要があります。

コロナ禍も影響し、日本でも新しい働き方、デジタルワークスタイルが重要視されている中、クラウドを前提としたこうしたツールを活用することで、場所や時間の制約から解放されやすくなるのではないでしょうか。皆様の職場環境のデジタル化に、この記事が少しでも役に立つことができれば幸いです。