前回までのおさらい

前回までは、Power Automate Desktopが無償化されるというニュースと、簡単な概要、インストール手順と起動までを紹介しました。

【RPA】ついにきた! マイクロソフトが無償のRPA ツール「 Power Automate Desktop 」をリリース【第1回】

【RPA】働き方改革の第一歩 RPAツール「Power Automate Desktop」の導入【第2回】

第3回となる今回からは、サンプルアプリを使用して、実際に業務の自動化を行ってみましょう。
本記事は執筆時の情報をもとに作成しており、Power Automate Desktop for Windows 10を対象として記載しています。

RPA 実行の事前準備

2020年10月、Power Automate Desktop の発表に合わせてマイクロソフトは「 RPA in a day 」という教材のバージョン2をリリースしましたが、そこにはレガシーアプリケーション(古いアプリ)の例として、皆さんが利用できるサンプルアプリ「Contoso Invoicing」という英語のアプリが含まれていました。今回はマイクロソフトの中の人が作成してくれた同アプリの日本語版を使用して、RPA、業務自動化の練習をしてみましょう。

Power Automate Desktop でRPAを試すための日本語版サンプルレガシーアプリを公開

RPA の シナリオを考える

今回のシナリオは、Excelファイルに記載されている顧客情報を、サンプルアプリの顧客管理に登録するという業務を、自動化してみたいと思います。

これだけだとざっくりしすぎていますね。そのため、処理や手順を分解してみましょう。ご自身が作業をするときにどんな操作をしているのか、を思い出しながら、思い浮かべながら分解しましょう。

1. 顧客情報が入ったExcelファイルを開く
2. 顧客名、連絡先名、連絡先Eメールの情報を見る
3. サンプルアプリを起動する
4. 上記の情報をサンプルアプリに入力する
5. 2~4を必要な回数(記載されている顧客数分)繰り返す
6. 保存して終了

実際に業務を行う上での手順は上記のようになりますね。

ダウンロードとインストール

こちらのリンクをクリックしてインストール用のファイルContosoInvoicingSetupJP.zipをダウンロードします。※自動で開始されます。

ダウンロードしたZIPファイルを解凍し、中にある「ContosoInvoicingSetupJP.msi」というファイルを起動します。

RPA Power Automate Desktop

セットアップウィザードが開始されます。「次へ」をクリックします。

RPA Power Automate Desktop

インストール先を選びます。特に変更がなければこのままの状態で「次へ」をクリックします。

RPA Power Automate Desktop

「次へ」をクリックします。

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ユーザアカウント制御の画面が表示されますので、「はい」をクリックします。

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インストールは完了です。「閉じる」をクリックします。

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サンプルアプリの起動

インストールすると、デスクトップ上には「請求デモアプリ」というショートカットが作成されます。こちらを起動すると日本語化されたContoso Invoicingアプリが開きます。

RPA Power Automate Desktop

これでサンプルアプリの準備は整いました。続いて入力元となるデータを作成します。

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Excelの顧客データを作成する

Excelで以下のようなファイルを作成しておきます。
このファイルの2行目から最終行までの顧客情報を、サンプルアプリに登録する作業です。

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作成したファイルを「顧客情報.xlsx」という名前で保存しておきます。これですべての事前準備は完了です。次から実際にRPAのフローを作成します。

RPA フローの作成 (データの取得)

では、実際にPower Automate Desktop を用いて、RPAのフローを作成していきます。
シナリオを考える際に以下のように分類しましたね。

1. 顧客情報が入ったExcelファイルを開く
2. 顧客名、連絡先名、連絡先Eメールの情報を見る
3. サンプルアプリを起動する
4. 上記の情報をサンプルアプリに入力する
5. 2~4を必要な回数(記載されている顧客数分)繰り返す
6. 保存して終了

わかりやすくすすめるために大きく3つの処理に分けて進めていきます。
(A) Excelからデータを取得する処理(1~2)
(B) サンプルアプリにデータを登録する処理(3~4)
(C) 繰り返し処理を実行する処理(5~6)
です。まずは簡単な作りにするため、(A)の処理を作成します。

Power Automate Desktopを起動して、「+新しいフロー」をクリックします。

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フロー作成画面が起動します。フロー名に「顧客データ入力」と入力し、「作成」をクリックします。

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では、フロー作成を進めていきましょう。

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Excelの顧客データファイルを開く

まずは顧客データファイルが格納されている、「顧客情報.xlsx」というExcelファイルを開くところから始まります。アクションから「Excel」>「Excelの起動」の順に選択して、ダブルクリックもしくは右側へドラッグ&ドロップします。

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詳細画面が起動します。「Excelの起動」は「次のドキュメントを開く」、ドキュメント パスに先程作成した、「顧客情報.xlsx」を指定して、「保存」をクリックします。

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画面下部に「> 生成された変数 ExcelInstance」と表示されています。これは、開いた「顧客情報.xlsx」を、このフローの中では「ExcelInstance」という名前で扱いますという意味です。

では、作成したアクションが動くのかどうか試してみましょう。「▷」ボタンをクリックして、実行します。

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無事、Excelファイルは起動しましたか?このように一つ一つ処理を登録していきます。では、どんどん処理を作成していきましょう!

Excelからデータを取得する

次は、先ほど開いた「顧客情報.xlsx」からデータを取得します。
Excelファイルからデータを取得するには、表内のどこからどこまでを取得するのかを指定する必要があります。今回は、どこからどこまで取得するのかは明確なのですが、ある程度フォーマットが決まったものでもファイルによって取得範囲が異なる場合があります。
顧客情報.xlsxは必ず1行目からスタートし、3列のデータですが、最終行が変動するファイルです。そのため、最終行はどこなのかを確認する必要があります。

「Excel」>「詳細」>「Excelワークシートから列における最初の空の行を取得」の順に選択して、ダブルクリックもしくは右側へドラッグ&ドロップします。

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列に「A」と入力し、「保存」をクリックします。この内容は、ExcelInstance=顧客情報.xlsxのA列の最初の空の行を取得しています。

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今回のファイルには、4行目までデータが入力されていましたので、最初の空の行は5行目となり、「5」が取得されます。そのため、今回は「>生成された変数 FirstFreeRowOnColumn」に「5」が設定されました。

Excelワークシートからデータの読み取り

続いて、顧客情報.xlsxから登録を行う情報を読み取ります。「Excel」>「Excelワークシートから読み取り」の順に選択して、ダブルクリックもしくは右側へドラッグ&ドロップします。

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「取得」に「セル範囲の値」、「先頭列」に「A」、「先頭行」に「2」、「最終列」に「C」、「最終行」に「%FirstFreeRowOnColumn – 1%」と入力して、「保存」をクリックします。

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ExcelInstance=顧客情報.xlsxのA~C列、2行目 ~ FirstFreeRowOnColumn=最初の空行 (5) – 1行の範囲を取得するよう設定しています。ここで取得したデータは、「ExcelData」に設定されます。

実際にどのようなデータが設定されたのか確認しましょう。「▷」ボタンをクリックして、実行します。実行後に画面右側の「フロー変数」を確認すると以下のようになっています。
続いて、「ExcelData」をダブルクリックします。

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無事、顧客情報.xlsxの内容が取得できていますね! 「閉じる」をクリックします。

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Excelファイルを閉じる

続いて、顧客情報.xlsxを閉じます。「Excel」>「Excelを閉じる」の順に選択して、ダブルクリックもしくは右側へドラッグ&ドロップします。

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内容は特に変更する必要がありませんので、「保存」をクリックします。

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ここまででフローは以下のようになっているはずです。

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再度、「▷」ボタンをクリックして、実行します。顧客情報.xlsxが閉じるところまで確認できましたか? 確認ができたら、保存ボタンをクリックして、ここまでの処理を保存しておきましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか?今回は、RPAのツールであるPower Automate Desktopを使用した簡単な作業を自動化する方法を紹介させていただきました。前回もお伝えしましたが、これだけのツールを無償で使えるというのは、非常に驚きです。

実際に使用してみた率直な感想としては、あらかじめ用意してあるアクションも数多く、非常に手軽に、かつ簡単にRPAの処理が作成できるという印象です。今回はExcelの処理だけですが、Google Chromeなどのブラウザを操作することも可能です。

次回は、今回設定した処理の残りの部分、(B) サンプルアプリにデータを登録する処理、(C) 繰り返し処理を実行する処理を設定していきます。

この記事を通して興味を持たれた方は、ダウンロードしてPower Automate Desktopを実際に触ってみてください。その一歩がデジタルワークスタイルという働き方改革やDX(デジタルトランスフォーメーション)の一助となり、読者の皆さま方の職場改善につながるかもしれません。

【RPA】Windows 標準? 無償のRPAツール「Power Automate Desktop」使ってみた! 【第4回】