オンライン会議 の難しさ

新型コロナウィルスによるパンデミックで2020年から急激に進んだ非対面の打ち合わせ、その名も オンライン会議 、オンラインミーティング、テレビ会議、テレビカンファレンス(テレカン)などと多様な言い回しで、ZoomやGoogle Meet、Teamsなどと様々なツールを駆使してご対応なさっているものと思います。

しかしながら、オンラインでの打ち合わせはオンサイト(対面)での打ち合わせに比べ、その効果を十分に発揮することはなかなか難しかったりします。きっと読者の皆様なら、その難しさがわかると思いますが、同じ場所で同じ空気を吸い、同じ雰囲気を感じ、同じものを見て、いつでも発言できる。そういったものが、オンラインになると、環境が全然違うので、これまでと同じことはなかなかできないものです。

筆者もその難しさを痛感している一人として色々と試してきました。今回は、オンラインでもより注目度高く、一体感を出しつつ、会議を進められるやり方とツールについてご紹介したいと思います。

オンライン会議 プレゼンテーションのコツ

オンライン(非対面)でもオンサイト(対面)でも、会議中に発言をするとき、プレゼンテーションをするとき、話し手はいかにして聞き手の注意を惹くか。そして聞き手に聞くばかりじゃなく、いかにしてフィードバックをもらいつつ共感してもらうか。と言うのを考えるものかと思います。

筆者は1年以上テレワークを前提とした仕事を進めておりますが、上記のような話し手と聞き手の「コミュニケーション」において、オンサイトに勝るものは無いな・・・と思いつつも、オンラインでもできることはないか。悩んで、工夫してきた中で、考えるべき、抑えるべきポイントはそんなに変わらないな・・・という結論にたどり着きました。※今のところはですね。今後さらにブラッシュアップするかもしれません。

それは話し手と聞き手が同じものを見て、感じ、双方向のコミュニケーションがとれるか。というところだと思います。どうしてもウェビナーのように一方通行になりやすいものもありますが、通常の会議やちょっとしたプレゼンでは視線をつかむ。いつでも発言でき、参加している人が共感できる状態、一体感を作る。ことが大事だと思いました。

注意をひけ!デジタルポインターで視線をつかむ!

オンサイトでは、プレゼンする機会があってはじめて、資料を作成し、プロジェクタ等で投影しながら説明をするのが普通だったかと思います。その時は大きな会議室・会場ではレーザーポインターを使って、みて欲しいところに視線を誘導していたのではないでしょうか。

それが、オンラインになると、特にプレゼンターじゃなくても、オンライン飲み会や、ちょっとした発言の際にも、身振り手振りでは伝わらないものを画面共有しながら会話することが多くなってきます。

そうなると画面を共有した状態でも話し手は自分が言いたいこと、見て欲しいところに、聞き手の視線を誘導する必要性が出てきます。聞き手の視線をつかんでより伝えたいことを伝わりやすくするということですね。

PowerPointのポインターを使おう!

オンラインとなると、オンサイトで皆さん良く使われる「指さし」や「レ―ザーポインター」でのポインティング、視線の誘導ができないため、難しく感じたりしますが、幸いにもMicrosoftのPowerPointにはポインター機能が備わっています。

使い方は簡単で、スライドショー(発表モード)にした状態で、キーボードのCtrlを押しながら、マウスの左クリックを押しっぱなしにするだけです。一度ポインターモードになれば、キーボードのCtrlから指を離してもマウスの左クリックを押している限り、ポインターは継続するので見て欲しいところにポインターを動かしながら、お話しすることができます。

オンライン会議 デジタルポインター

※小さくてみづらいですが、UsersDigitalの近くにある赤い点がそれです。

注意点としては、キーボードのCtrlより先にマウスの左クリックを押してしまうとご存知の通り、次のスライドに移ってしまうことですね。筆者はそれを知りながらもたまにミスをしてしまいます。そのようなミスを防ぐためにはスライドショーの状態で右クリックしてポインターをレーザーポインターに変更してしまうという手もあります。

その場合のスライドショーの進行はキーボードで操作するのが良いと思います。

デジタルレーザーポインターを活用する!

こちらは初期投資が必要で、デジタルレーザーポインターというものを買う必要がありますが、筆者はこちらの方がおすすめです。理由は簡単で、画面上にくっきり表れるので、聞き手の目線を誘導しやすく、注目を集めやすい、またどんな画面(PowerPoint上でもブラウザ上でもなんでも)でもポインティングできるからですね。3つのモードでポインティングできるのも嬉しいポイントです。

 

  • レーザーポインターモード

上述したPowerPointのポインターに近い感じですが、より鮮明に視線を誘導することができます。ただ、このモードでは、PowerPointのポインターのそれとあまり変わらない印象ですよね。

オンライン会議 デジタルポインター

※小さくてみづらいですが、UsersDigitalの近くにある緑色の点がそれです。

  • 強調表示モード

このモードはポインティングしている部分は明るさそのままに、それ以外の部分は薄暗くしてくれるのでインパクト強めで聞き手の注意を一気に引き寄せることができるので一番好きです。

オンライン会議 デジタルポインター

上記の通りで、いうまでもなく、目はポインティングしている部分に持っていかれるので、注目度抜群なのは間違いないですが、注意点としては、連発すると、全体画面として暗くなったり、明るくなったりを繰り返すので、目が疲れるという苦情を受ける場合があります。

  • 拡大モード

このモードはポインティングしている部分を拡大して表示してくれます。聞き手が読みやすいフォントサイズで資料を作成するのは鉄則なのですが、外部の画像を挿入したり、グラフを用いたり、と小さい文字が入るケースは多々あります。PowerPoint単体でもズームすることは可能ですが、この拡大モードを使うといいたいことにピンポイントでフォーカスをあて、拡大することができるので非常に助かります。

オンライン会議 デジタルポインター

上記のようにフォーカスしたい部分だけを拡大してくれます。

デジタルレーザーポインターの機能として、3つのモードをご紹介しておりますが、ポインターボタンのダブルクリックで3つのモードを瞬時に切り替えることができます。言いたいことに合わせて普段はレーザーポインター、特に注目してほしいときは強調表示モード、文字が細かいときは拡大モードと切り替えながら上手に活用したいところです。

聞くだけではつまらん!みんなで騒ごう!!

オンサイトでの集まりと比べて、オンラインでは誰かが話をしていると、どうしてもほかの人たちは聞きに回ることが多いのではないでしょうか。また、話す時だけミュートを解除するということをルールにしている場合など特に発言しづらいですよね。その状態って、実はあまりよろしくない状態といえるのではないでしょうか。

話し手は聞き手からのフィードバックがないので、理解しているのか。共感してくれているのか。わからないし、聞き手はただただ聞いているだけになってしまうので、両者にとって良い状況とは言いにくくなります。いつでも発言できて、且つその発言をみんなで共有しながら楽しくやれるといいですね。

フォーマルな打ち合わせには適さないですが、少しカジュアルな打ち合わせや気軽に話せる関係性においてはCommentScreenを使ったニコニコ動画ふう実況ありの打ち合わせで、大きく盛り上げることも可能です。

使い方は簡単で、画面を映す(みんなが入力した文字を流す)人が上記のサイトに登録し、PC用アプリケーションをダウンロードして、部屋を作るだけです。その部屋へ打ち合わせに参加している人々をURLやQRコードで誘うというわけですね。実際にUsersDigitalという部屋を作って、QRコードを表示した状態となります。

オンライン会議 ニコニコ動画ふう実況 CommentScreen

この部屋に入って、コメントをしたり、絵文字を選んだりすると、数秒以内にアプリケーションをインストールしたPCの画面上に流れてきます。あとは画面を共有することで、打ち合わせに参加しているみんなに見せるだけですね。これで、各自のコメントやリアクションをみんなで共有しながら打ち合わせを進めることができます。

実際に社内のとある打ち合わせで試してみた結果がこちらです。

オンライン会議 ニコニコ動画ふう実況 CommentScreen

盛り上がりすぎて、もはや何が何だかわからなくなっています。そうですね。正式な場にはやはり向かなそうです。

もう一つ注意点としては、話し手は横から流れてくるコメントに注意を奪われ、発表内容を忘れてしまわないようにすることですね。筆者の仲間の一人は、これをつけることによって、発表の途中流れてくるコメントを読み上げていました。

おわりに

いかがでしたか。盛り上がりに欠けるオンライン会議に飽きてしまったという方も多いかと思いますが、注目を集め、さらにいつでもコメントし、されながらオンライン会議を実施してみるのもいい取り組みだと思います。

筆者は多くの人が集まる場は上記でご紹介したデジタルレーザーポインターと、CommentScreenを併用しています。画面が散らかりすぎて、発表しているときは多少辛さを感じます。

でも、自分が我慢すれば、みんなが盛り上がるんだから良いんじゃないか。と自分に言い聞かせています。

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