はじめに

現代を生きるビジネスパーソンとして、最もポピュラーなスキルと言われたら何を思い浮かべるでしょうか。職場や学校、自宅、どこに行ってもパソコンが置かれている現代ですが、特にビジネスシーンにおいて重宝されるのが表計算ソフトではないでしょうか。筆者も「エクセルは触れた方が良いよ。」と良く言われたものです。そこで今回は、前回に続き、Google Workspaceの表計算ソフト「 Googleスプレッドシート 」についてご紹介したいと思います。

業種を問わず、ドキュメント作成から各種帳票、家計簿に至るまで使い道は無限大ともいえる表計算ソフトですが、表計算ソフトと言えば、Microsoft社のExcelだろう。と思う方も多いかと思います。

筆者もその一人で、基本的にはExcelを用いた資料作成が多かったりしますが、Google Workspaceに統合され、ウェブ上で手軽にExcelのような表計算ができるGoogle ドキュメントもだんだんと使う場面が増えてきました。

そのGoogle スプレッドシートの強みと使い方について見ていきたいと思います。他のサービスについては、以下の記事でもご紹介しておりますので合わせてご確認ください。

デジタルワークスタイルを後押しする Google Workspace(旧 G Suite)を使いこなそう!
Google Workspaceを使いこなそう! Googleカレンダー を活用したスケジュール管理!
Google Workspaceを使いこなそう!オンラインでのドキュメント(Word)作成 Googleドキュメント

Googleスプレッドシート とは?

Googleスプレッドシート

Googleスプレッドシートとは、Google社から提供されている表計算ウェブアプリケーションで、Googleアカウントさえあれば誰でも無料で利用することができ、かつ複数のユーザーと同時閲覧、編集などが可能なソフトウェアです。

また、Office製品の代名詞と言えるMicrosoft社のExcelと互換性があるため、親しみやすいユーザーインターフェースでExcelを使ったことのある方であれば、すぐにでも使いやすいのが魅力と言えます。

Googleスプレッドシート の強みは?

では、Googleスプレッドシートの強みの方からおさらいしていきましょう。

表計算ソフトウェアの代名詞Microsoft Excelとの互換性

同じGoogle Workspaceのアプリなので、どうしても前回ご紹介したWordと似通ってきますが、やはり、互換性は大事です。いくらブラウザひとつで完結する手軽さがあっても、取引先や他社とのやり取りに困るようでは仕事になりません。

現在最もポピュラーなMicrosoft社Excelとの互換性が担保されているところは利便性に直結していると言えます。

インストール不要、オンラインツールならではの手軽さと共有のしやすさ

Googleスプレッドシートは、従来の表計算ソフトウェアに比べ、ソフトウェアを導入せず(アプリケーションをインストールせず)とも、アカウントさえあればブラウザ一つで文書の作成・編集ができる点が大きな強みと言えます。

また、マルチデバイスに対応しているため、ご自宅やオフィスで作成したものを電車の中で、しかも、スマホで閲覧、修正できてしまいます。もちろん、オンラインを前提にしていることから、メールアドレスさえあれば、閲覧のみ、閲覧と修正両方など、といった具合で、権限を付け、共有をすることもできます。

人手に頼らない自動保存機能と自動バージョン管理機能

前回の記事でもお伝えしましたが、実態がクラウドストレージ上に存在するため、自動的に保存され、バージョン管理までやってくれるので、人手による管理が不要となります。

そのため、うっかりミスをしてしまった際にも、自動で(勝手に)バージョン管理されているものから、戻したいものを選び、いつでも復元することができるのはまさにオンラインツールならではの強みなのではないかと思います。

Googleスプレッドシート の基本的な使い方

ここからは実際のGoogleスプレッドシートの基本的な使い方について解説させていただきたいと思います。

Googleスプレッドシート での新しい表計算資料作成と編集

まず初めに、Googleスプレッドシートの作成と編集方法について触れていきたいと思います。

  • Googleホームページの右上(赤丸)部分をクリックし、スプレッドシートを選択
Googleスプレッドシート
Googleスプレッドシート
  • 「新しいスプレッドシートを作成」から作成したい任意のフォーマットを選択(ここでは例として「空白」を選択)
Googleスプレッドシート
  • 左上、「無題のスプレッドシート」をクリックし任意のファイル名を入力して編集開始
Googleスプレッドシート

以上で新しい表計算シートの作成は完了です。あとはセルをクリックし、Microsoft Excelで馴染みの要領で資料を作成していくだけです。もちろん、いつも使っている関数を使うことも可能です。具体的に使用可能な関数については以下を参照ください。

Google スプレッドシートの関数リスト

作成した表計算資料の共同編集

Googleスプレッドシートでは、上述の通り、作成したファイルを任意のユーザーと、容易に共同で閲覧・編集できることが強みと言えます。

  • Googleスプレッドシートの画面にて画面右側に表示される「共有」をクリック
Googleスプレッドシート
  • 「ユーザーやグループと共有」のウィンドウが表示されたら、中央の「ユーザーやグループの追加」を選択し、共有したいユーザー名やメールアドレスを入力した上で、完了を押して共有
Googleスプレッドシート

Googleスプレッドシート の高度な使い方

Googleスプレッドシートの基本的な使用方法について紹介させて頂きましたが、他にも様々な使い方が可能です。ほんの一部にすぎませんが、少しマニアックな使い方についてもお伝えします。

プロジェクト管理やタスク管理に便利なガントチャートの活用

プロジェクト管理と言えば、WBS(Work Breakdown Structure)ですが、それを簡単に作るためのテンプレートが既に用意されています。

仕事だけでなく、プライベートでも、何か大きいことを成すためには、もう少し細かい単位で計画を立てる必要が出てきますが、専用のプロジェクト管理ツールだと高価なのに対し、Googleスプレッドシートではテンプレートが用意されているので、誰でも使えるところが嬉しいポイントです。

ガントチャートを使うことで、例えば複数人で取り組むプロジェクトの進捗を、Googleスプレッドシートの共同編集機能を活かした使い方ができるので、非常に便利です。

  • Googleスプレッドシートをクリックし(上述の手順と同様)、テンプレートの中からガントチャートを選択
Googleスプレッドシート
  • ガントチャートが表示されたらプロジェクトのタイトルやマネージャ名など既存のフォーマットに沿って活用可能
Googleスプレッドシート

ゼロからこうしたものを作る作業は骨が折れますが、テンプレートがあるのは嬉しいところです。

さらなる機能拡張が可能な Googleスプレッドシート 外部アプリのアドオン

他のGoogle Workspaceのアプリケーションと同様、スプレッドシートにも役立つアドオンが沢山あります。比較的、簡易なフォント追加から高度なデータ分析のためのアドオンに至るまで、用途に合わせた様々なものが用意されていて、やりたいことをやりたいようにカスタマイズして利用することが可能です。
※今のところ、日本語対応しているものは少ないように感じるので、そこは今後に期待ですね。

  • スプレッドシートのメニューから「アドオン」→「アドオンを取得」をクリック
Googleスプレッドシート
  • 必要なアドオンを選択してインストール
Googleスプレッドシート

多種多様なショートカットキーを活用した時短テクニック

最後に、Microsoft Excel同様、数多くのショートカットキーが用意されており、多くの場合がMicrosoftのそれと同じ操作が可能ですが、ブラウザで動くWebアプリケーションと言うのもあり、ブラウザを操作するショートカットキーと重ならないよう設定されているように感じます。筆者は何回か失敗した経験があります。

一部、代表的なショートカットをご紹介します。

基本的な操作

列を選択Ctrl+Space
行を選択するShift+Space
すべて選択Ctrl+A
Ctrl+Shift+Space
元に戻すCtrl+Z
やり直すCtrl+Y
Ctrl+Shift+Z
F4
検索Ctrl+F
検索と置換Ctrl+H
範囲へコピーCtrl+Enter
下方向へコピーCtrl+D
右方向へコピーCtrl+R
保存
(すべての変更はドライブに自動的に保存されます)
Ctrl+S
開くCtrl+O
印刷Ctrl+P
コピーCtrl+C
切り取りCtrl+X
貼り付けCtrl+V
値のみ貼り付けCtrl+Shift+V
一般的なキーボード ショートカットを表示Ctrl+/
新しいシートを挿入Shift+F11

セルの書式

太字Ctrl+B
下線Ctrl+U
斜体Ctrl+I
取り消し線Alt+Shift+5
中央揃えCtrl+Shift+E
左揃えCtrl+Shift+L
右揃えCtrl+Shift+R
上枠線を適用Alt+Shift+1
右枠線を適用Alt+Shift+2
下枠線を適用Alt+Shift+3
左枠線を適用Alt+Shift+4
枠線を削除Alt+Shift+6
外枠線を適用Alt+Shift+7 Ctrl+Shift+7
リンクを挿入Ctrl+K
時刻を挿入Ctrl+Shift+;
日付を挿入Ctrl+;
日付と時刻を挿入Ctrl+Alt+Shift+;
表示形式を小数に設定control+shift+1
表示形式を時刻に設定control+shift+2
表示形式を日付に設定control+shift+3
表示形式を通貨に設定control+shift+4
表示形式をパーセンテージに設定control+shift+5
表示形式を指数に設定control+shift+6
書式をクリアCtrl+\

スプレッドシートの操作

行の先頭に移動Home
シートの先頭に移動Ctrl+Home
行の末尾に移動End
シートの末尾に移動Ctrl+End
アクティブセルまでスクロールCtrl+Backspace
次のシートに移動Alt+
前のシートに移動Alt+
シートリストを表示Alt+Shift+K
ハイパーリンクを開くAlt+Enter
データ探索を開くAlt+Shift+X
サイドパネルに移動Ctrl+Alt+.
Ctrl+Alt+,
スプレッドシートからフォーカスを外すCtrl+Alt+Shift+M
合計機能に移動
(セル範囲を選択している場合)
Alt+Shift+Q
ポップアップにフォーカスを移動
(リンク、ブックマーク、画像)
Ctrl+Alt を押しながら EP
フィルタ処理したセルのプルダウン メニューを開くCtrl+Alt+R
変更履歴を開くCtrl+Alt+Shift+H
図形描画エディタを閉じるShift+Esc

一例にすぎませんでしたが、使用できる全てのショートカットキーは以下をご覧ください。

Googleスプレッドシートのキーボードショートカット

おわりに

いかがでしたか。Googleスプレッドシートは、表計算ソフトウェアの代名詞であるMicrosoft Excelに比べたら一見見劣りする部分もありますが、オンラインならではの強みを持っています。

テレワーク全盛時代とも言える昨今、Microsoft Excelよりも表計算ソフトとしてスプレッドシートを採用するプロジェクトや企業も増えているという話もチラホラ聞きます。

学生でも社会人でも、様々な職種や業種で必要とされている表計算ソフト活用スキルですが、近いうちにGoogleスプレッドシートのようなオンラインを前提とした表計算ソフトがスタンダードとなる可能性も十分あり得ると思います。そういう意味でも興味を持った方は、是非記事を参考に使用してみてはいかがでしょうか。