はじめに

執筆時点(21年9月末)、四度目の緊急事態宣言が明日から解除されるとのニュースが舞い込んできていますが、今後もしばらく感染予防対策が必要と思われます。きっとテレワークについても、もうしばらく続きそうな気がしますね。テレワークや新しい働き方を手助けするGoogle Workspaceについて特集をしておりますが、今回は、 Googleスプレッドシート を少し深堀したいと思います。

早くからテレワークを導入している企業についてはもうかなり時間が経っており、ある程度形が確立されているとは思いますが、それでもなお自宅での働き方をより快適に、仕事をよりスムーズに行うためには、ツールをより活用することが必要となります。

今回は前回ご紹介した表計算ソフトMicrosoft Excelの機能を継承したオンラインアプリケーション、Googleスプレッドシートについて、より高度な使い方、いわば応用編をご紹介させて頂きたいと思います。

今回興味を持った項目があれば、貼ってあるリンクで詳しい使い方を見ていただければより使い勝手が理解できると思います。前回の記事についてまだ目を通していない方は、ぜひこちらもお読みください。

Google Workspaceを使いこなそう!オンラインでの表計算、Googleスプレッドシート

Googleスプレッドシート の基本的な使い方のおさらい

Googleスプレッドシートとは、Google社から提供されている表計算ウェブアプリケーションであり、アカウントさえあれば誰でも無料で利用することができて、任意のユーザと作成した文書の共有などが可能なアプリケーションです。

Microsoft社の有名なパッケージであるExcelと互換性があり、なおかつブラウザ一つで手軽に利用できる利便性が強みのアプリケーションとなっております。

詳しくは前回の記事を参照していただくとして、今回はご紹介しきれなかったGoogleスプレッドシートの機能についてお話しさせて頂こうと思います。

Googleスプレッドシート のさらに便利な使い方

主に、Googleスプレッドシートを利用し始めてから直面するものや、知っていたら便利な機能、使う人と使わない人が分かれる機能についてご紹介させて頂きます。

変更履歴の復元

前回記事でも少し触れたように、Googleスプレッドシートには自動保存の機能があります。万が一間違って執筆中の記事や、編集中のファイルを消してしまった時でも自動的に保存されているためデータを紛失する恐れがありません。

自動で保存されているということは言い換えると「任意のタイミングで保存できない」とも捉えられるかもしれません。

しかし、Googleスプレッドシートには変更履歴の復元機能があります。数カ所の自動保存されたタイミングまで遡ることができるため、どのタイミングで保存されたのかまで把握することが可能です。

変更履歴の確認・復元方法

変更履歴の確認・復元方法については以下の通りです。

  • Googleスプレッドシートのトップ画面のメニュー「ファイル」にカーソルを合わせて、「変更履歴」→「変更履歴を表示」を選択します。
Googleスプレッドシート
  • 復元したい場合は、復元したいバージョンをクリックし「この版を復元」で復元完了。
Googleスプレッドシート

このように、普段ファイルのバックアップや版管理を手で行う必要がなくなるのはもちろん、複数の自動管理されている版から任意のところに簡単に戻すことが可能です。

関数の利用

Googleスプレッドシートに関わらず、互換性のあるパッケージのMicrosoft Excelでも、表計算のアプリケーションを使いこなすということは関数を使いこなすと言っても過言ではありません。

入力された値をどのように計算したいか、どのように表示したいか等、関数を覚えることで表計算ソフトは本来の能力を発揮します。ここでは関数の利用方法と、一部使い勝手のいい関数についてご紹介させて頂こうと思います。

関数の使用方法

Googleスプレッドシートにて関数を利用する方法は大きく分けて二つあります。一つはセル内に直接コマンドを打ち込む方法で、もう一つは下記の通り、任意のセルをアクティブにした状態でメニューから選択する方法です。

筆者の場合は使い慣れたものについては直接打ち込み、そうでないものは選択する使い分けにしています。

  • Googleスプレッドシートのトップ画面のメニュー「挿入」にカーソルを合わせて、「関数」から使用したいものを選択
Googleスプレッドシート

代表的な関数

Googleスプレッドシートにて利用できる代表的で使用頻度の高い関数についてごく一部になりますがご紹介させて頂きます。かなり知名度の高いSUMや、AVERAGEなどの関数についてはここでは省略させて頂きます。

  • IF

IFは、プログラミング言語などを扱う方なら馴染み深いコマンドだと思います。一定の条件を満たすときにある値を返す、「もし〜なら、○○する」という命令を与える関数です。例えばA列に列挙された生徒のテストの点数に80点を基準に合否をつけたいときは、以下のような書き方になります。

=IF(A2>=80,”合格”,”不合格”)

様々な条件の指定方法や応用方法もあるため、詳しくはGoogleのヘルプ(最後にリンクが貼ってあります。)をご覧ください。

  • LEN

 LENは覚えておくと便利な関数のうちの一つです。指定したセルや文字の文字数を返す関数で、指定の仕方としては以下のように、セルに記載されている値をベースとすることも、直接値を入れることも可能です。

=LEN(セル)
=LEN(“文字列”)

覚えておくと便利な関数

また、使用頻度はそこまで高くないものの覚えておくと便利なものについても一部紹介させて頂きます。

  • GOOGLETRANSLATE

GOOGLETRANSLATEは、セル内の文字を翻訳してもらえるGoogle独自の関数になります。こちらはあまり使用頻度こそ高くないものの、いちいち翻訳サイトにコピーアンドペーストをする必要がない利点もあり便利です。

=GOOGLETRANSLATE(A2,”ja”,”en”)

上記のような書き方で、A2のセルを日本語から英語に翻訳することが可能です。

以上、スプレッドシートでの関数の使い方について、ごく一部の例とともに紹介させて頂きました。関数には他にも利便性の高いもの、Googleスプレッドシート独自で、エクセルは使ったことがあるがスプレッドシートにはあまり馴染みがない方は驚くようなものまで様々あります。

詳しくは以下のリンクから公式サイトで利用できる全ての関数が記載されているものがあるため、興味のある方はアクセスしていただければと思います。

Googleスプレッドシートの関数リスト

Googleスプレッドシート でアプリ開発?AppSheet

最後に、ノーコードでアプリ作成が可能な機能、「AppSheet」の紹介をさせて頂こうと思います。近年、アプリケーション開発は企業のみならず学生などの個人もチャレンジできる身近なものになりつつあります。

しかし、興味があっても難しいプログラミング言語を習得しなければならないと考えると二の足を踏んでしまう、という方も少なくないでしょう。

そこで、登場したのが「ノーコード開発」というもので、コーディング(=プログラミング言語を使う)が必要なく、既存のパーツを組み合わせるなどして誰でも簡単にアプリケーションが開発できるシステムです。

Googleスプレッドシートには、この「ノーコード開発」を支援するアプリケーションである「AppSheet」を簡単にアドオンできます。

AppSheetはコーディングの経験がなくても誰でもモバイルアプリケーションやウェブアプリケーションを構築できるコード不要の開発プラットフォームであり、Google以外のデータソース(BoxやAWSなど)も利用可能でデータを移行する必要もない手軽さも売りの一つです。

現状詳しいヘルプや使い方については個人のブログなどのサイトはあるものの、公式のドキュメントは全て英語になっており少々読みづらい部分もあるかと思いますが、Googleスプレッドシートを既に利用している、または利用しようと考えている方でノーコード開発に興味がある方は、是非チェックしてみてください。

How to Create an App(英語記事)

おわりに

いかがだったでしょうか。テレワーク全盛時代とも言える昨今、Microsoft Excelよりも表計算ソフトとしてスプレッドシートを採用するプロジェクトや企業も増えているという話もチラホラ聞きます。

現在は学生でも社会人でも、様々な職種や業種で必要とされているエクセルの技術ですが、近いうちにスプレッドシートかスタンダードとなる可能性も十分あるといえます。そういう意味でも興味を持った方は、是非この記事を参考に、実際に使ってみてはいかがでしょうか。