1.オンライン会議が当たり前になった人とそうでない方

2020年は新型コロナウィルスの全世界的な流行により、多くの職場でリモートワークが推進された年になりました。筆者の職場でもリモート環境の整備が進み、春先には一斉に在宅勤務が許可されリモートワーク状態になりました。当初は様々なトラブルに見舞われたことを覚えています。システムそのものの不具合やシステム高負荷による障害もあれば、システムを利用するユーザー側でも、特にオンライン会議においては“いつもハウリングさせている人”や“資料の共有ができない人”など、不慣れから来る様々なトラブルが頻発していました。

それも今は昔の話でリモートワークが続くにともなって、社内ツールの使い方も浸透しコミュニケーションルールやお作法もマスターして社内業務については、効率的に進められるようになってきたと思います。慣れてきた若手の社員はバーチャル背景やカメラのエフェクト機能を利用してリモート会議の中でも個性を出して来ています。

そうした状況もあり、取引先などの顧客商談においても当然のようにオンライン会議が開催されるようになっています。

しかし、リモートワークに早期に移行している方同士であれば特段問題は起きないものの、リアルな対面でのコミュニケーションに重点を置き、リモートワークに踏み切ることが遅れた人・組織も散見され、両者(両社)で円滑なコミュニケーションをとるにはまだまだ不慣れでトラブル続きという方々も多いのではないでしょうか。

特にオンラインでの会議は会議参加者の各々がツールを使いこなせなければ、会議のスタートが遅れるだけならいざ知らず、互いにフォローアップしている中で、不機嫌な状態で会議が始まってしまうケースもお見受けします。主観が含まれる要素も多分にありますが、読者の皆様の中にも身に覚えのある方が多いのではないでしょうか。

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今回は数あるオンライン会議ツールの中でも、比較的「簡易で、気軽に」相手を招待でき、オンライン会議が可能なツールは何かを考えてみたいと思います。

2.手軽なオンライン会議ツールとは?

オンライン会議と一口にいっても様々な要素がありますが、ここでは「複数人で会議形式の双方向の会話ができる」、「カメラを利用して相手の顔を確認できる」、「画面の共有が可能で資料の参照ができる」、この3つの要件を必須の機能として考えてみました。最大参加人数や会議の録画機能、承認外のユーザーの排除といった大規模会議向けの機能の有無ではなく、簡単に開催・参加できる手軽なオンライン会議ツールは何か?を探ってみたいと思います。

では、手軽なオンライン会議ツールとはどういったものでしょうか。それは簡単に導入できる、もしくは最初から利用できるようになっているものが望ましいと考えます。例えるなら、スマートフォンに最初から通話機能があるように、もともとある機能でオンライン会議が実現できたらそれは手軽といえるのではないでしょうか。または、ユーザー登録や初期セットアップ不要で、すぐに会議を案内することができたら手軽と言えるのではないかと考えます。

ITとの関りは普段からあまり持っておらず、オンライン会議に不慣れな方とも気軽に「相手の顔を見ながら打合せや商談ができる」というのは、ビジネスにおいても大きなメリットと言えます。 数あるツールのうち、数ステップでオンラン会議を行うことができ、開催側も参加側も事前準備ができるだけ少ないものをピックアップして紹介します。

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3.手軽なオンライン会議ソリューション!

手軽かつ信頼できるサービサーが提供しているオンラン会議ツール紹介します。どのサービスも簡単に利用できるので今日からでもお試しいただけます。百聞は一見に如かず、先ず試してみてはいかがでしょうか。

① Skype

SkypeはMicroSoft社のコミュニケーションツールです。古くからインターネットを介した個人間通話機能を提供し続けているので、ご存じの方も多いのではないでしょうか。Windowsのパソコンを利用されている場合、多くはデフォルトでインストールされて利用できる状態になっています。さらに、2020年4月ごろにユーザー登録不要・インストール不要でURLだけでオンラン会議を開催できるようにサービスが拡張されWindowsユーザーだけでなく誰でもブラウザさえあれば利用できるようになりました。

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Skype公式サイト「https://www.skype.com/ja/free-conference-call/」から「無料の会議を作成」を選択すると、オンライン会議を作成することができます。TOPページにある通り、サインアップ不要・ダウンロード不要・最大24時間のオンライン会議を開催することが可能です。通話を記録する機能や画面を共有する機能などビジネス利用において役立つ各種機能も用意されており問題なく利用することが可能です。対応しているブラウザが現時点では Microsoft Edge と Google Chrome となっておりMacユーザーの方を招待する時は注意が必要ですが、1番お手軽に開始できるオンライン会議サービスではないでしょうか。

② Google Meet

Google Meet(旧称 Hangouts Meet)は「https://apps.google.com/intl/ja/meet/」Googleが提供しているビデオ会議アプリケーションです。多くのビデオ会議ツールはインストールが必要なものが多いですが、GoogleMeetはすべての機能をブラウザ上で実行できるように作られています。Googleの追求するWEBブラウザだけですべての作業を完結できるという思想がここにも表れています。会議の開催者はGoogleSuiteのアカウントでログインする必要がありますが、会議の参加者はログイン不要でWebブラウザから会議のURLに参加するだけで利用可能です。

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Googleのアカウントでログインしている状態なら、Google検索TOPページからWEBアプリの一覧にMeetsがあります。「ミーティングに参加または開始」で簡単にオンライン会議を作成することが可能です。また、同時に電話番号での参加方法も表示され固定回線からしかオンライン会議に参加できない方にも対応可能となっています。ただ、固定回線からの参加では顔を突き合わせて会議をするという最大のメリットを生かすことができないので、おすすめはできません。

MicrosoftのSkypeと比較して、会議の開催者はユーザー作成とGoogleへのログインが必要ですが、メジャーなブラウザの対応は網羅されており、会議に招待される方の敷居が低いことを考えると使い勝手が良いといえると思います。

4.おわりに

現在でも電話やメール中心に商談を進めている方も多いのではないでしょうか、ほとんどの方はカメラ・マイクがもともと利用できるノートパソコンで仕事をしており、オンライン会議に参加できる環境は整っています。本記事で紹介したオンライン会議ツールは、招待された参加者はメールなどに記載されたURLをクリックするだけで、自動でブラウザが起動して会議に参加することができる非常に負担の少ないツールです。初めての方が利用することになったとしても、なかなかスタートできずに会議時間を消費するといったこともなくスムーズに本題に入ることができるのではないでしょうか。

ビジネスにおいて自分の様子を相手に見せて話すことで安心感を与えること、相手の顔を確認しながら会議を進められるというメリットは思いのほか大きいものです。電話やメールで十分、ではなく、こうした手軽なツールを用いてオンラインでも互いの顔を見ながら、コミュニケーションをとる。オンラインだからと諦めるのではなく、オンラインでもこれまでと近い形で会話をする。そうすることで、互いの信頼関係をより強固にできるきっかけに繋げるのはいかがでしょうか。